検索機能を活用して効率よくタスクを管理

さがしものは何ですか?

いつもご利用ありがとうございます!

「SONR.(ソナー)」を使っていく中で過去の投稿内容を参照する機会も増えていきます。
また、その時は手際よく見つけたいものですね。

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「SONR.(ソナー)」画面の左上にはフリーワード検索窓が置かれています。

ここに、探したい投稿内容に関連する語句を入力して実行してみると、語句にヒットした投稿が結果として一覧表示されます。

現時点(2016.2.9.)での検索機能では、下記のものがフリーワード検索の対象となっています。

ディスカッションボードのボード名

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ディスカッションボードの投稿内容

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メッセージの投稿内容

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アドレス帳(社名、人名、電話番号、住所)

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さて、このフリーワード検索ですが、内容の言い回しや語句の用い方などは投稿した本人ならば見当がつきますが、他のメンバーが書いたものは表現が自分と同じではありませんので、「なかなか見つからない」ということが度々起こるのではないでしょうか。

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あれ?見つからない!?

こうしたツールでは、探しやすくするために投稿自体を工夫することがコツになります。

以下、事例を幾つか見てみましょう。

投稿の冒頭にタイトルを入れる。

例えば、下記のような書式で投稿を行うようにメンバー全員に伝えてルール化します。

例)
【○○について】
○○の件

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「SONR.」では一つのテーマに対してレスが行えますので、一つのタイトルに紐付いたその後の対応状況などを探しやすくなります。

氏名を入れる

投稿者で絞り込みたい時は、投稿内に氏名を追加しておきましょう。

例)
報告者:高田
高田さんへ **の件ですが、その後の~

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上記の場合、「高田さん」で検索すれば、高田が依頼されている(または依頼した)タスクを確認しやすくなります。

報告書の場合なら、相手先参加者などを明記しておくと良いでしょう。

複数の語句を組み合わせる

使いはじめて間もない頃は単語ひとつでも探したい投稿は十分探せたのですが、投稿された内容が蓄積されてくると語句を組み合わせることで絞り込まれますので、より探しやすくなります。

例)山田さんが関わっているプロジェクトを探す場合

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語句と語句の間は、空白(スペース)をいれて区切ります。
そして、区切った語句のすべてが含まれる投稿がヒットすれば検索結果として表示されます。

この検索機能を強化するためのアイデアが、ご利用の皆さまからいくつか寄せられています。

  • 検索結果を10件ずつ絞り込む。
  • (投稿日時の)期間指定を行えるようにする。
  • カテゴリなどで絞り込む。
  • 指定したボード内を検索する。
  • キーワードがヒットしている文章を表示させる。

これらは、今後改善していく予定です。
また、この記事をご覧になられた方で、改善のご要望がございましたらどしどしご意見をお寄せくださいませ!

そして、より便利に、よりすばやく探せるように「SONR.」を強化してまいりますのでご期待ください!