社員のノウハウ うまく活用できていますか?

『ナレッジマネジメント』という言葉をご存知でしょうか?

ナレッジマネジメントとは、個人のもつ暗黙知(経験や知識)を共有することで、作業の効率化や新発見に有効活用する経営手法の一つで、実は今この手法に注目が集まっています。

なぜナレッジマネジメントに注目が集まるのか?
実はこの手法自体は新しい概念ではありません。
しかしながら、現在企業が置かれている環境から以下の理由が考えられます。


少子高齢化の影響

少子高齢化は社会問題として随分前から指摘されていました。
その影響から様々な業界で人手不足が深刻な問題になっています。
また、終身雇用制度も崩れつつあり、業種業界をまたがった人材の流動も激しく起こっている中で、従来の方法では暗黙知が社内に溜まりづらくなっています。


働き方改革の影響

以前にも紹介した働き方改革関連法。

参考:中小企業だからこそ必要?働き方改革とは人手不足解消のための対応策!

この改革では、多様な働き方ついて大きく取り上げられました。
しかしながら、多様な働き方への取り組みを始めると、対面でのコミュニケーションの低下に繋がります。
結果、従来のOJTで行われていた先輩から後輩へと暗黙知を受け継ぐ方法では、共有が進まなくなってしまうことが考えられます。


コミュニケーションツールの発達

グループウェアやビジネスチャットなどのITツールが発達したことにより、場所や時間を選ばずに情報を共有することが可能になりました。
前述の少子高齢化や人材流動の流れもあり、一人の経験を全体で共有することで、全員の経験にできないかなどが考えられています。


こういった背景から、今『ナレッジマネジメント』が注目を浴びているのです。

ナレッジマネジメントを取り入れるメリット

ナレッジマネジメントを取り入れるメリットとして大きく2つ考えられます。

生産性向上

前述の通り、ナレッジマネジメントは、社員の知識を共有することで作業の効率化を図ることが可能です。
例えば、商談で提案する時のコツやベテラン社員が現場で経験した対応方法、店舗で発生したクレームと対処方法などを共有しておくことで
別の社員が同じ場面に遭遇した時に同じ対応をすることができます。
そうすることで、業務の効率化・スピーディーかつ均等な対応が可能になり、生産性の向上に繋がります。


業務が属人化するリスクを低減

特に人手が不足している中小企業では、「この業務は今までの流れもあるから、〇〇さんしかわからない」や「この作業は△△さんでないとできない」といったことが発生しがちです。
しかし過去の業務内容の共有や作業のマニュアル・コツなどを共有しておくと、同程度の知識を持った社員であれば、対応が可能になります。

逆に、業務が属人化している状態では、担当者がいなくなった場合に現場の混乱は避けられません。
ナレッジマネジメントは情報の共有方法で、こういったリスクの低減も可能となります。

【PR】社内コミュニケーションツール『SONR.』

「SONR.」では、日々のコミュニケーションを取りながらナレッジマネジメントも可能にするコミュニケーションツールです。
コミュニケーションはテーマごとに別れた「ボード」内でやり取りするため、投稿後に改めて整理する手間を省くことが可能です。

SONR.がナレッジマネジメントに向いている理由

  1. 商談の報告や、進捗報告などをSONR.上ですることで、過去の流れを共有することができ、業務の属人化を防ぎます。
  2. SONR.上でのやり取りは全て保存されているので、新入社員でも過去のやり取りを簡単に検索でき、スピーディーかつ均等な対応が可能です。
  3. 日々のコミュニケーションをそのままノウハウとして活用できるので、改めてマニュアルなどまとめる作業をする必要がありません。

300名まで2万円/月と、中小企業が導入しやすいプランをご用意しています。

SONR.を使ったナレッジマネジメントの成功例

事例:複数店舗展開している美容室でお客様の声を共有する

各店舗で発生していることを知るために、お客様からの声やクレームをまとめるボードを作成している同社。
SONR.導入後は別店舗で発生した出来事も社内全体で共有することが可能になりました。

クレームを全社共有ボードで報告する

結果…

  • お客様の対応方法が一瞬で社内に共有。
  • お客様の声を報告をする会議の削減。
  • 新入社員でも過去のやり取りを検索し、同じ質の対応ができるようになった。
  • 管理職者は各店舗で発生している出来事について、SONR.内だけで簡単に確認できるようになった。

社員の経験を共有し業務の効率化と生産性向上を図っています。

詳しい情報やSONR.の活用事例などのご紹介など、お気軽にお問い合わせください。
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