社内情報共有ツール導入のよくある失敗事例

「社内コミュニケーションを活性化したい」「社内の情報を一元化したい」、そう思ってツールを導入したのに上手くいかなかった…。

そんな経験はありませんか?

社内情報共有ツールはチーム全員で使うものなので、導入につまずくポイントがいくつかあります。
弊社SONR.セールスマンに聞いた、よくあるツール導入の失敗事例とその解決策をご紹介します!


一番見てほしい人が使ってくれない!
外出や出張の多い上司や、チームのノウハウを共有したい部下に限って、「自分はなくても平気」「ITとか苦手だから…」とツールを使ってくれない…。

解決策:操作説明会を開催するなど、まずは使ってもらう

「ITが苦手」と言ってやりたがらない人は『新しく操作方法を覚えるのが面倒くさい』ことが多いです。

数年前まで「ITが苦手だからスマホは絶対無理!」と言っていた人が、今ではLINEで連絡を取り、SNSをやって、動画を見て…と使いこなしていたりしますが、最初の「面倒くさい」を乗り越えれば使えるものです。

社内情報共有ツールのようにチーム全員で使うものは特に「面倒くさい」のハードルを下げて、触れてもらいやすくすることが大切です。そのきっかけにまずは使ってもらう時間を作りましょう。


ITツールが浸透しない
グループウェア、ビジネスチャット、社内SNS…。社内コミュニケーションを活性化するために導入したツールが浸透せず、結局、今まで通り社内メールやLINEで連絡を取り合っていることも。

解決策:社内メールを禁止するなど、従来のツールを使わない

ITツールに限らず、今までのやり方でできる間はなかなか新しいやり方に移行しないものです。特にコミュニケーションや情報共有に関するツールは全員が使ってくれないと情報があちこちに散らばってしまい、効果が薄くなるので、従来のツールを禁止にするなどして一気に移行しましょう。


導入したら現場が大混乱に!
情報共有ツールを使って日報を書いてもらうようにしたら、

  • 情報共有ツールで共有する人
  • エクセルを共有サーバーにアップする人
  • 社内メールで送信する人

と人によって共有方法が違い、ツールが増えたことでむしろ煩雑に…。

解決策:全員に対して「なぜ情報共有ツールを使うのか」を説明し、ルールを明確化する

情報共有のルールやツールの目的が共有されていないと、人それぞれのやり方ができてしまい、かえって混乱の元になります。
社内での情報共有にはルールを決め、情報が散らばらないようにする、検索して見つやすいようにするといっ後から見返しやすくする工夫も大切です。自分が後から見返しやすい情報共有は、後から入ってきた人にとっても見やすい情報です!

情報共有のルールづくり

社内での情報共有

社内の情報共有には、

  • 後から確認できること
  • 他の人が見てもわかること
  • その情報に意味があること

が大切です。
そのためにも「何の情報を」「いつ」「どのように」共有するのかルールを明確にしましょう。

例えば「クレームの報告と対応状況」を営業チーム全体で共有するようにします。
するとチームの全員が発生しやすいクレームを把握でき、特に気をつけて作業をするべき箇所がわかります。また、クレーム報告を受けた上司が対応方法を指示するのを全員が目にすることで、会社としてどういったポリシーを持って対応するべきか、どういった対応方法があるのかが共有され、他のメンバーに同様のクレームが起こった場合も対応がスムーズになります。

このように社内でクレーム対応へのノウハウを蓄積することでチームの生産性が向上します。
クレーム以外にも業務フローや進捗状況をへのフォローアップなども社内ノウハウの蓄積になりますね。

他にも案件状況やスケジュールを見える化することでロスの少ない受発注ができるようになったり、会議資料や議事録をリアルタイムに共有して無駄のない業務やスムーズな顧客対応が可能になったりします。

社内情報の共有例

・会議資料、議事録
・クレーム報告
・日報や業務連絡
・成約状況
・プロジェクトの進捗状況
・個人スケジュール
・備品の予約状況

また新入社員や慣れていない人のためにも、情報共有のフォーマットを作り、フォーマットに沿って報告するだけで情報共有できる仕組みづくりが有効です。
情報共有のフォーマットは5W2Hに沿って作成すると良いと言われています。

参考:大塚商会『情報共有はチームワーク成功のバロメーター』

社内情報共有ツールをお探しの方へ

「SONR.」は「もっともシンプルで、もっとも簡単に」をコンセプトに掲げるコミュニケーションツールです。
導入への不安や運用のイメージが沸かないといったお悩みもお気軽にご相談ください。現状をヒアリングし、活用方法をご提案します!

・中小企業が導入しやすいコスト
・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援
・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績
など、ITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

300名まで2万円/月と、中小企業が導入しやすいプランをご用意しています。

SONR.を導入したお客様の事例

流通 株式会社物研様

クレーム情報の共有に課題を抱えていた物研様では、サーバー上にクレーム情報を記載するファイルをアップしたり、グループメールを利用したりしていましたが、実際には運用されていなかったこと。SONR.を導入してからは全員が情報を共有できるようになり、クレーム数が激減しました。
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