リモートワーク時にも活躍中!仕事を効率化しているクラウドサービス

たまに「リモートワークをするためにどんなサービスを利用していますか?」というご質問をいただきます。しかし、現在リモートワークで活用中のサービスのほとんどはリモートワークのために導入したわけではなく、それぞれの業務を効率化するために使い始めたものでした。
サービス選びの基準は、環境を選ばず汎用的に使えるもの、長く使えるもの。導入する際に現状の業務フローと合わない場合は、仕事のやり方を見直します。

自社の業務に合わせてカスタマイズしたシステムはとても費用がかかります。また今までの業務をシステム化するための仕様決めに時間がかかり、今までの業務が最適かどうかを検討する必要もあります。
一方で、多くの企業で利用されているアプリケーションやサービスは既に様々な事柄が検討された上で開発されています。なので上手に使えば当初想定していた以外の面でも効率的になるなど、副次的なメリットも生まれます。

エクストでも業務を効率化していった結果、自宅や外出先からも仕事ができる環境を作ることができました。今回はそんなリモートワーク中に活躍しているクラウドサービスをご紹介します。

Timecard

Timecard
出退勤の打刻をアプリやブラウザからできます。

元々は紙に記録するタイムカードを使っていましたが、紙の管理をする必要があり、タイムカード本体を置く場所を確保しなければならなくなるため、アプリに移行しました。
写真撮影・位置情報の記録ができるため、現在は直行直帰など外出先や自宅勤務での記録にも役立っています。

また有給休暇の管理もできるため、それまでは紙でやり取りしていた取得申請を『Timecard』上で行うようになりました。付与日数や残日数の計算を自動でしてくれるためアナログ管理の必要がなくなり、有給休暇の申請もしやすくなりました。税理士の方との共有もしやすくなり、勤怠管理全体が効率化されています。

Dropbox

Dropbox
PC内のDropboxフォルダに入れたファイルが自動的にDropboxサーバーに保存されるクラウドストレージサービスです。

チーム内で最新データを共有したいのに共有サーバに保存し忘れたり、バージョン違いが複数存在したりといった問題が起こっていたために導入しました。仕事で使う全てのファイルの作成・編集をDropboxフォルダ内で行うことで、本人が意識することなくチーム内でのデータ共有ができるようになっています。
また、Dropboxでは変更履歴や削除履歴も30日間保存されるので、自動バックアップができるようになりました。そのため、うっかりミスで削除してしまったファイルや間違えて上書きしたファイルを取り戻せることが個人的にとても助かっています。

現在は常に仕事に関する最新ファイルがDropboxに保存されているため、外出先や自宅からも仕事ができます。台風で出社できない時など急にリモートワークに切り替えた時も柔軟に対応できます。

マネーフォワード クラウド請求書

Money Foward クラウド請求書
元々は会計管理ソフトを使用していましたが消費税増税の際に費用を検討し、クラウドサービスに乗り換えました。
外出先からも見積書や請求書を確認・発行ができるようになった上、社外の税理士の方とも連携できます。会計サービスをはじめとした各種クラウドサービスとのデータ連携があるため、会計に関する業務が効率的になりました。

特に便利に使っている機能は下記の通りです。

  • 自動発行
    月ごとや年ごと、隔月など、定期的な周期で請求するものをあらかじめ登録しておくと、時期がきたら自動的に発行されます。
    以前は年に一回、その時点で確定している請求書を全て手動で登録していたので途中解約や変更時の作業が大変でしたが、自動発行ではスケジュールを修正するだけで良くなりました。請求漏れのリスクも格段に少なくなっています。

  • 郵送代行
    従量課金制で1通150円~200円程度かかりますが、数が多いと印刷して封筒に入れ切手を貼るだけの簡単な作業でも結構な時間が取られるので、効率化になっています。
    外出先からも郵送できるようになるので、「後でやろうと思って忘れていた…」といったことがなくなっています。

  • メール送付
    急ぎの時に外出先から請求書のURLを送ってデータで確認してもらう、といったことができます。
    また請求書にクレジットカード決済の機能をつけることもできます。定期的に発注するものなど、入金がスピーディーにできます。

Zoom

Zoom
数少ないリモートワークのために導入したツールで、リモートワーク中のメンバーとの打ち合わせのために使い始めました。
Zoomはウェブ会議やオンラインセミナーを開催するために開発されていて、ウェブカメラと音声によるビデオ通話や画面共有が可能です。チャット機能もあります。

使い方は簡単で、
1.主催者は会議やセミナー開催の日時をスケジュールし、URLを発行する
2.参加者はURLにアクセスし、ブラウザもしくはZoomアプリから参加する
これだけでウェブ会議ができます。

現在は画面の共有ができるため、お客さまと実際の資料を見ながらの打ち合わせや、SONR.の操作説明も行っています。

またオンラインセミナーも開催できるので、毎月1回、操作に慣れていない方や新入社員さま向けの基本操作セミナーを開催しています。オンラインで受講できるためスケジュールを調整しやすく、遠方の方や新入社員さまにもお気軽に参加いただけます。

情報共有ツール

リモートワークでは同じ職場で働いている時とは違い、対面で顔を合わせない分、意識してコミュニケーションを取る必要があります。しかしメールでのコミュニケーションは社外の人とは問題ありませんが、社内の人と密にやり取りする場合に効率を下げてしまいます。

メールの課題

  1. 要件ごとに宛先を指定しなければいけない
    内容によって宛先を変えて、大量のCCをつけて、後からメンバーが追加になって…。案外煩雑です。
  2. 送信ミスを取り消せない
    文字の打ち間違いや宛先間違いなどがあっても、一度送信ボタンを押してしまったら取り消せません。
  3. 過去の内容を遡って把握することが困難
    途中から参加した場合、過去のやり取りを遡って把握することが大変です。今までのメールを全部送ってもらうのも…お互いに難しいですよね。
  4. 毎日大量のメールがあって処理しきれない
    大量のメールの中にはメルマガや優先度の低いお知らせメールなどが混じっていませんか?『とりあえずCC』で送られてきているあまり関係のないメールなどもあります。
    この大量のメールの中から必要な案件を選り分けるだけでも、ちょっとした時間がかかり仕事の効率を下げています。

こういった課題には情報共有ツールがおすすめです。
複数環境からのアクセスが可能なので外出先からも簡単に情報共有ができ、スケジュールや資料も共有できます。過去のやり取りを遡って把握しやすいこともメリットです。

参照:『社内の環境を整えよう!今読みたい『情報共有ツールのススメ』』

代表的な情報共有ツールをピックアップしました。

  • Slack
    世界的に有名なビジネスチャットツール。SNSやGoogleサービス、メールなど様々な既存サービスとの連携ができます。
  • Chatwork
    国産ビジネスチャットツール。他のメンバーにタスクを依頼でき、タスクの作成・管理ができます。
  • Kintone
    データを中心にした業務アプリ構築サービス。SNS機能が備わっているので、フォーマットを保ちつつ詳細な情報共有が可能。

多くの情報共有ツールは案件ごとに参加メンバーを設定できるので、この案件はここ、あの案件はあっち…といった風に使い分けができます。
 
 
便利なのはわかったけど、ちょっと難しそう・・・
 
 
そう思った方には『SONR.』がおすすめです!

社内コミュニケーションツール「SONR.」での情報共有

「SONR.」は「もっともシンプルで、もっとも簡単に」をコンセプトに掲げるコミュニケーションツールです。

・中小企業が導入しやすいコスト
・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援
・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績
など、ITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。

コストも300名までで月々2万円と、中小企業が導入しやすいプランです。

SONR.を導入したお客様の事例

医療・福祉 株式会社コロレ様

複数事務所があり、やり取りが増えていく中でメールやLINEでの情報共有に限界を感じていたそうです。SONR.を導入してから、案件ごとに情報が整理されて、完了したものと未解決のものが一目瞭然に。社内の情報共有もスムーズになりました。
詳しくはこちら

SONR.を活用して社内コミュニケーションが活性化した取組事例

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