社内の環境を整えよう!今読みたい『情報共有ツールのススメ』

働き方改革が施工になって3ヶ月がたちました。
『働く環境を整えて、残業時間を減らし、効率化して、生産性をあげる』のなかで企業で働く皆さんにとって目に見えて分かりやすいのは「残業時間の規制」。
今や多くの企業で残業の規制や管理が今までよりも厳しくなったのではないでしょうか?

ただ、単純に残業時間を規制しても仕事の量そのものが変わらなかったり、人員が足りなかったりという状況から、中には「早朝出勤」「サービス残業」「休日出勤」となっているという声も・・・

参考:「残業は減っても仕事量は減らない」働き方改革法施行に悲痛な声 “見えないサービス残業”が蔓延?

根本的に残業時間を減らす為に、業務で時間がかかっているところはないか(※1)や、業務にロスがないか(※2)など業務そのものを見直す必要がでてきました。

(※1)詳しくはブログ「時間を制するために」やダウンロード資料「時間を制する5つのステップ」を参照
(※2)詳しくはブログ「生産性を高めるヒント」やダウンロード資料「生産性を高める5つのヒント」を参照

そんな中、多くの企業で使われている『メール』が業務の効率を下げている可能性も指摘されています。

メールの課題

(1)社内スタッフとのメールと取引先とのメールが混ざり、重要な要件を見逃してしまう。
(2)過去のやりとりをさかのぼって内容を把握することが困難。
(3)直接関係のない内容も「とりあえず・・・」でCCやBCCに入っている。
(4)あとで処理しようとして忘れ「抜け」や「漏れ」が多発する。

また、メール作成業務には1日あたり平均69分かかっているという調査もあります。そのため近年では、社内・社外のやりとりが混在しコミュニケーションの効率を下げるメールをやめて情報共有ツールを導入する企業も増えています。

全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。

引用:仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2

『情報共有ツール導入のススメ』

情報共有ツールで代表的なものはビジネスチャットやグループウェアです。
情報共有ツールは従来のメールよりも、職場でのコミュニケーションが取りやすくなります。

ビジネスチャット/グループウェアのメリット

  1. メールと比べて圧倒的に効率的

    メールでは、宛先、件名、挨拶などが必要でした。
    情報共有ツールでは、そういった前文が不要ですぐに要件からコミュニケーションを始めることができます。

  2. プライベート向きのLINEにはない安心のセキュリティ

    社内の重要情報や取引先の情報などのやりとりは、誤送信の危険性やアカウント乗っ取りの危険性があるプライベート向けのツールでは
    不安が残ります。
    しかし、ビジネス向けに開発されているツールであれば、セキュリティも安心で、近頃では大手企業でも導入が進んでいます。

    参考:実は危険! SNSの個人アカウントを社用で利用するリスク
  3. 誤送信でも、送信した内容の取り消しや編集が可能
    メールは一度送信してしまうと、取り消しや編集ができませんでした。
    情報共有ツールでは、たとえ間違えて発信しても、送信内容の取り消しや編集が可能です。

しかし有名なビジネスチャットやグループウェアには構造的な課題も潜んでいます。

ビジネスチャット/グループウェアのデメリット

  1. 一つのグループで関係するあらゆるやりとりをするために、情報がどんどん流れてく。
  2. 一つの物事に対して、過去のやり取りをさかのぼることがほぼ不可能。

いかがでしたでしょうか?

業務効率化や生産性向上の課題を解決できる情報共有ツールにも、企業の形にあったツールがあります。
特に中小企業においてはツールの便利さも、コストも気になるところ・・・

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