中小企業でリモートワークを導入するまでにしたこと|メリットや課題など

政府が推進する働き方改革の中でも最近よく耳にするリモートワーク(テレワーク)。エクストでもリモートワーク勤務可能な制度を導入しています。
今回はリモートワーク勤務の社内ケースをご紹介するとともに、浮かび上がってきたそれぞれのメリットと課題をまとめました。

リモートワーク勤務事例

私の話になりますが、リモートワーク導入前は

  • 自宅だとだらけてしまいそう
  • プライベートとのメリハリがなくなるのが嫌

と考えていて、リモートワークには消極的でした。
しかし、「自分はしないから」と他人事になってしまうと、いつまで経っても議論は進みません。リモートワークに反対していなくても、こういった雰囲気は導入の妨げになってしまいます。

そこで、リモートワークを導入するまでにまず「リモートワーク・エクスペリエンス」を実施することになりました。

「リモートワーク・エクスペリエンス」とは、全社員が月1回必ずリモートワークをする制度で、リモートワークをしたい人もしたくない人も全員がリモートワークを体験します。この時点では社内でリモートワークを推進しているのは弊社代表の高畑のみで、多くは賛成でも反対でもなく、「必要な人がやるのは良いと思う」という風潮でした。

リモートワーク・エクスペリエンスを半年間続けた結果、リモートワークのメリットと課題が浮かび上がってきました。

リモートワークのメリット

◯通勤時間がない
・満員電車のストレスがなくなる
・災害で通勤が困難な時も仕事ができる

◯場所を選ばない
・オフィスから離れた場所に住んでいる人を採用できる(採用の幅が広がる)
・営業先や移動中など隙間時間に仕事ができる

通勤時間がないことのメリットは聞いていましたが、実際に体験するとよくわかりました。特に子育て中のメンバーは「保育園の送り迎えがこんなに楽になるとは!」と驚いていました。
また、一度リモートワークをしていれば、災害時など急に出社できなくなった時も自宅勤務に切り替えられやすくなります。

リモートワークの課題

◯環境面
・仕事で必要なデータが会社のPCにしかない
・パソコンやディスプレイ、オフィスチェアなど仕事をする環境
・ウェブ会議をするためのマイク等機材が必要

リモートワークをするには当然ですが自宅や出先からも仕事ができる環境をつくる必要があります。
エクストではデータはクラウドで管理する、自宅で仕事をする環境を整えるために必要なものを購入する費用を補助する、ウェブ会議のための機材を購入する、といった対応をしました。

関連:『リモートワーク時にも活躍中!仕事を効率化しているクラウドサービス』

◯意識面
・自宅勤務で仕事とプライベートを切り替える必要がある
・オフィスに出勤しているメンバーとリモートワーク中のメンバーで情報共有に差が生じる

自己管理や情報共有の徹底が必要です。
私は自宅勤務中はオフィスでかけているラジオを聞くことでオン・オフを切り替えるようにしています。また情報共有は徹底することでリモートワーク時以外にもメリットがあるため、習慣づけをするようにすると良いです。

関連:『社内の環境を整えよう!今読みたい『情報共有ツールのススメ』』

◯その他
・対面でのコミュニケーションや指導が少なくなる
・社内の掃除や電話・接客応対など、オフィスの業務を担当するメンバーに偏りができる

これらは引き続き検討中の課題です。特に対面でのコミュニケーションを重視する社風のため、リモートワークと両立できる良い解決策を模索中です。

社内事例

リモートワーク・エクスペリエンス終了後、本格的にリモートワークを制度として導入しました。
現在、リモートワーク勤務をしている社内のケースをご紹介します。

育児との両立

時短勤務のほか、月6日リモートワークにて勤務しています。

○メリット
・通勤時間がない分、余裕を持って保育園の送り迎えができる
・参観などの行事参加のために全休を取る必要がない
・人材確保に有利。リモートワークであれば就労可能な層を採用できる

沖縄への移住

「いつか沖縄に住みたい」という夢を叶え、冬の2ヶ月間だけ沖縄に移住しました。
「夢の沖縄へ短期移住!リモートワーク!準備編」
「夢の沖縄へ短期移住!リモートワーク!ワークスタイル編」

○メリット
・仕事を続けながら自分の好きな土地に長期滞在が可能

災害・緊急時

台風や大雨・大雪、地震など災害の多い日本では出社が困難な日がしばしばあります。交通機関がストップして帰宅できなくなる「帰宅難民」が問題になっていますが、リモートワークなら外出せず自宅での就労が可能です。
災害時以外では弊社高畑が足に大やけどを負った際、リモートワークをしていました。
「ケガの巧妙?!テレワークの利点、難点を実体験」
※病気の時はちゃんと休んで治療に専念する決まりです。

○メリット
・出社が困難な時でも欠勤せずに就労できる
・台風など、実際にどうなるかわからない場合でも早い段階でリモートワークに切り替えられる

営業とリモートワーク

営業職の場合、オフィスから離れた場所での打ち合わせ予定が入ることがあります。そういった際に営業先でタイムカードを打刻できたり議事録を上げられたりすると、いちいちオフィスに顔を出す必要がなくなります。
客先近くのカフェやコワーキングスペース、移動中の新幹線の中で…隙間時間に報告書を作ったりお客様にメールを送ったりできると効率的です。
また最近よく聞く「ウェブミーティング」は全てインターネットで完結するため、遠方の顧客へのサポートもフットワーク軽く対応することが可能です。

○メリット
・時間や場所に縛られない活動ができる
・移動の負担が軽くなる
 


SONR.の活用

エクストではリモートワークの事前申請や就労報告に「SONR.」を使っています。

1. 「リモートワークボード」にてリモートワークする日を申請
2. リモートワークでの就労前にその日やる予定の仕事内容を書き込む
3. 就労後、完了した作業を報告する

上記のフローを作り、コミュニケーションを取りながら仕事を進めています。また会議の議事録や営業報告などもSONR.で行っていて、オフィスにいなくても情報共有ができる仕組みづくりをしています。

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