効率的な社内の情報共有のコツ!

SONR.では、あらゆるデバイスからインターネット上でコミュニケーションを取ることができ、違う店舗や別の現場にいるスタッフとも簡単に情報共有ができます。

だからと言って、全ての情報を全員と共有すると、不要な情報に埋もれて大事な情報を見落としてしまう可能性もあります。

そこで今回はSONR.のディスカッションボードや投稿の仕方を工夫することで情報共有と情報整理をさらに簡単にする方法をご紹介します。

ディスカッションボードの作り方

SONR.で社内の情報を共有したりコミュニケーションをとるのに「ディスカッションボード」を使用します。
大事な情報を見落とさないためにも、情報のテーマ毎に「ディスカッションボード」を作成してもらう方法を推奨しています。

情報のテーマは投稿する内容がわかりやすいテーマにしましょう。
チーム単位や企業・お客様単位で分けると、情報を探しやすくなります。

ボードの活用の一例

“クレーム共有ボード”や”お問い合わせ共有ボード”
このボードは、全員が参加していることが望ましいボードです。
特にクレーム共有ボードは、ボード内で対応方法や対策などをやりとりすることで、全員に簡単に情報共有ができます。
結果、同じクレームが発生した時の対応スピードが早くなったり、同じクレームを起こりにくくするなどの対応も可能です。

“〇〇店情報共有ボード”や”営業チーム情報共有ボード”
このボードは、関係するメンバーだけに留めておきましょう。
別店舗や別のチームの情報については必要な時にだけ共有する様にしましょう。
また、SONR.のボードは公開されているボードであれば、参加していないボードも閲覧することが可能です。

“定例会議議事録ボード”や”委員会議事録ボード”
こちらもボードを会議毎に分けることをオススメします。
ボード内で過去の議事録ややりとり、決定事項を検索する際にボードを分けていることでより検索が簡単になります。

まとめ

テーマ毎にボードを作成していなければ、全ての情報を全員と共有することになり、不要な情報や関係のない情報まで共有されてしまい、効率化には繋がりません。

テーマ毎にボードを作成していれば、
・必要な情報を必要な人にだけ共有でき、情報を見落とす可能性を低くできる。
・過去のやりとりの検索も、ボードで内容を絞り込めるので検索の手間が減る。
・対象のボードに投稿するだけで、情報の整理まで完結する。

企業によってボードの作り方や種類に差異はありますし、今までのやり方もあるかと思います。
ここで注意いただきたいのは、全ての情報を一つのボードで共有してしまわないようにしてください。
ぜひこの機会に自社で必要なボードを考えてみましょう。